Як нараховується відпустка: усе про розрахунок днів і виплат

Правильне нарахування відпустки залежить від ряду факторів: стажу працівника, типу відпустки, режиму роботи і навіть особливостей оплати праці. В Україні всі нюанси визначає Кодекс законів про працю та низка підзаконних актів.

Основні види відпусток та ключові правила їх нарахування

Вид відпустки визначає, скільки днів надається працівнику, як це оформлюється і як розраховуються виплати. Переважна більшість працівників мають право на щорічну основну відпустку, але існують й інші типи.

• Щорічна основна відпустка — надається не менше ніж на 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік.
• Додаткові відпустки — через шкідливі умови праці, особливий характер роботи, за стаж або сімейні обставини.
• Соціальні відпустки — зокрема, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною.
• Відпустка без збереження заробітної плати — за погодженням сторін або у випадках, передбачених законом.

Як визначають тривалість щорічної відпустки

Тривалість основної відпустки залежить від займаної посади, специфіки роботи та стажу. Законодавство встановлює мінімум — 24 календарних дні, але для окремих категорій можливе збільшення:

• До 31 дня — для працівників молодше 18 років.
• До 56 днів — для педагогічних працівників.
• Додаткові дні — за ненормований робочий день, шкідливі умови, особливий характер праці.

Календарні дні відпустки включають вихідні та святкові дні, але святкові дні не враховуються в загальну тривалість і відпустка подовжується на цю кількість днів.

Який період роботи враховують для розрахунку відпустки

Відпускний стаж — це період, який дає право на щорічну відпустку. До нього зараховують:

• Час фактичної роботи на підприємстві.
• Час, коли працівник не працював, але за ним зберігалося місце (відпустка по вагітності, виконання державних обов’язків тощо).
• Час простою не з вини працівника.
• Час вимушеного прогулу при незаконному звільненні та поновленні на роботі.

Не включаються до стажу відпустки без збереження заробітної плати понад 14 календарних днів на рік, а також періоди, коли працівник фактично не працював і не отримував заробітну плату.

Як розраховується кількість днів відпустки при неповному робочому році

Якщо працівник пропрацював менше року, відпустка обчислюється пропорційно відпрацьованому часу. Розрахунок здійснюють так:

• Визначають кількість повних місяців роботи.
• Обчислюють: (Кількість місяців × тривалість щорічної відпустки) / 12.
• Заокруглення проводять до цілих чисел згідно з правилами бухгалтерії (0,5 і більше — в більшу сторону).

Наприклад, якщо працівник відпрацював 8 місяців, а тривалість відпустки — 24 дні: (8 × 24) / 12 = 16 днів.

Як визначають середню зарплату для нарахування відпускних

Відпускні розраховують виходячи із середньої заробітної плати за останні 12 місяців перед місяцем виходу у відпустку.

Як враховуються виплати для обчислення середньої зарплати

У середню заробітну плату включають:

• Основну зарплату за відпрацьований час.
• Додаткові виплати (надбавки, премії, компенсації).
• Інші регулярні виплати, що оподатковуються.

Не враховують у розрахунку одноразові премії, матеріальну допомогу, виплати на поховання тощо.

Якщо працівник не мав заробітку в розрахунковому періоді через поважні причини (наприклад, тривала відпустка по догляду за дитиною), розрахунок ведуть із установленого окладу або тарифної ставки.

Як визначають розрахунковий період для відпускних

Розрахунковий період становить 12 повних календарних місяців перед місяцем, у якому працівник іде у відпустку. Якщо працює менш як рік — беруть фактично відпрацьовані місяці.

• Якщо у розрахунковому періоді не було заробітку або він був меншим за мінімальну зарплату — розраховують із посадового окладу чи тарифної ставки.
• Якщо відпустка поділяється на частини — кожного разу враховується новий розрахунковий період перед відпусткою.

Як розраховують середньоденну зарплату для відпускних

Середньоденну зарплату визначають так:

• Суму нарахованої зарплати за розрахунковий період ділять на кількість календарних днів у цьому періоді, за мінусом святкових і неробочих днів.
• Отримане число множать на кількість календарних днів відпустки.

Формула:

Середньоденна зарплата = сума зарплати за 12 місяців / (кількість календарних днів – святкові й неробочі дні)

Відпускні = середньоденна зарплата × кількість днів відпустки.

Коли виплачують відпускні та що впливає на їхню своєчасність

Відпускні мають бути виплачені не пізніше ніж за три календарних дні до початку відпустки. Це правило встановлено законодавчо та є обов’язковим для всіх роботодавців. Порушення строків може призвести до адміністративної відповідальності. Якщо дата виплати відпускних припадає на вихідний, гроші перераховують у попередній робочий день.

• Заява працівника на відпустку має бути подана завчасно, щоб бухгалтерія встигла нарахувати й виплатити відпускні.
• Якщо виплата не здійснена вчасно, працівник може змінити дату початку відпустки або вимагати компенсацію за затримку.

Як оформлюють і ділять відпустку на частини

Відпустку можна поділити на частини за домовленістю між працівником і роботодавцем. Одна з частин має бути не менше 14 календарних днів. Решту днів можна використати у будь-який інший період поточного робочого року.

• Ділити відпустку на частини можна лише за взаємною згодою сторін.
• Щорічна відпустка не може бути замінена грошовою компенсацією, окрім випадків звільнення чи смерті працівника.

Як враховуються святкові і неробочі дні під час відпустки

Святкові і неробочі дні, що припадають на період щорічної основної або додаткової відпустки, не враховуються в загальну тривалість відпустки і не оплачуються окремо. Відпустка подовжується на кількість таких днів.

• Якщо на період відпустки припадає кілька святкових днів, відпустка автоматично подовжується на відповідну кількість календарних днів.
• Святкові дні визначені Кодексом законів про працю та іншими нормативними актами (наприклад, 1 січня, 8 березня, Великдень тощо).

Як нараховується відпустка сумісникам та працівникам із неповним робочим часом

Сумісники та працівники з неповним робочим часом мають такі ж права на щорічну відпустку, як і основні працівники. Тривалість відпустки не зменшується пропорційно відпрацьованому часу, а нарахування відпускних здійснюється виходячи з фактичного заробітку за розрахунковий період.

• Для внутрішніх сумісників кожна посада розглядається окремо, і відпустка оплачується відповідно до заробітної плати за кожною посадою.
• Для зовнішніх сумісників дата відпустки має збігатися з датою відпустки за основним місцем роботи, якщо працівник цього бажає.

Що робити з невикористаною відпусткою і як її компенсують

Якщо працівник не використав усю щорічну відпустку, невикористані дні переносяться на наступний робочий рік. При звільненні працівнику виплачується грошова компенсація за всі невикористані дні щорічних відпусток, додаткових відпусток за особливий характер праці чи стаж.

• Компенсація виплачується в останній день роботи разом із іншими виплатами при звільненні.
• Розрахунок компенсації відбувається так само, як і для відпускних — за середньоденною заробітною платою.

Можливість заміни відпустки грошовою компенсацією під час роботи — лише в частині, що перевищує 24 календарних дні на рік.

Які особливості нарахування відпустки для окремих категорій працівників

Для окремих працівників законодавство передбачає додаткові гарантії чи особливі правила:

• Працівники, що працюють в шкідливих або важких умовах, мають право на додаткову відпустку до 35 днів (залежно від стажу і умов).
• Молоді спеціалісти, працівники до 18 років, інваліди — мають подовжену тривалість відпустки.
• Працівники з ненормованим робочим днем — отримують додаткові дні до основної відпустки.

Чи можна перенести або відкликати працівника з відпустки

Відкликати працівника з відпустки можна лише за його згодою і в окремих випадках, передбачених законодавством або колективним договором. Невикористана частина відпустки надається за іншим узгодженим терміном або переноситься на наступний рік.

• Перенесення відпустки можливе у випадках виробничої необхідності, при хворобі працівника або порушенні строків виплати відпускних.
• Відкликання з відпустки оформлюється наказом із зазначенням підстав і згоди працівника.

Які документи потрібні для оформлення відпустки

Процедура оформлення відпустки включає декілька кроків:

• Заява працівника на ім’я роботодавця із зазначенням періоду відпустки.
• Видання наказу (розпорядження) про надання відпустки.
• Внесення запису до графіку відпусток і табеля обліку робочого часу.
• Розрахунок і виплата відпускних у встановлений строк.

Графік відпусток складається щороку, і роботодавець має погоджувати його з працівниками або профспілкою.

Як відображають період відпустки в документах та обліку

Період відпустки фіксується у табелі обліку робочого часу спеціальними позначеннями. Відпускні відображаються у розрахункових відомостях окремим рядком із зазначенням виду виплати.

• Назва відпустки та період її надання обов’язково зазначаються у наказі.
• Всі документи зберігаються у кадровій службі не менше терміну, визначеного законодавством для кадрової документації.

Які типові помилки допускають при нарахуванні відпустки

Найпоширеніші помилки — це неправильне визначення розрахункового періоду, невірний облік святкових днів, пропуск урахування додаткових виплат, затримка виплати відпускних. Щоб уникнути проблем, рекомендується:

• Перевіряти правильність обліку стажу для відпустки.
• Уточнювати всі премії та надбавки, що включаються до середньої зарплати.
• Узгоджувати графік відпусток і дотримуватись строків подання заяви та виплати відпускних.

Що змінює відпустка під час хвороби або декрету

Якщо працівник захворів під час щорічної основної чи додаткової відпустки, дні хвороби не включаються до відпустки. Період лікарняного підтверджується листком непрацездатності, після чого невикористані дні відпустки можуть бути перенесені або надані після закінчення лікарняного за домовленістю сторін.

• У разі відпустки для догляду за дитиною або відпустки по вагітності й пологах щорічна відпустка надається після їх завершення або за бажанням працівника безпосередньо перед такими відпустками.
• Відпустка по вагітності й пологах та для догляду за дитиною не скорочує права на щорічну основну відпустку — цей період повністю зараховується до стажу, що дає право на відпустку.

Які нюанси враховують при підрахунку відпуски за пільговими підставами

Для працівників, що користуються пільгами (наприклад, учасники бойових дій, особи з інвалідністю, одинокі матері), тривалість щорічної відпустки може бути більшою, а відпустка без збереження заробітної плати може надаватись додатково.

• Пільгові категорії мають право на додаткові дні до основної відпустки або на окремі соціальні відпустки, підтверджені відповідними документами.
• Відпустки за пільговими підставами часто не залежать від графіка відпусток, і роботодавець зобов’язаний надати їх у строки, визначені працівником.

Всі додаткові відпустки надаються на підставі заяви працівника, до якої додаються документи, що підтверджують право на пільгу.

Що потрібно знати про податки та облік відпускних

Відпускні, як і заробітна плата, підлягають оподаткуванню: нараховується податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Відпускні відображаються у зарплатній відомості того місяця, коли вони фактично виплачені, незалежно від періоду самої відпустки.

• ПДФО та військовий збір вираховують із суми відпускних у місяці їх виплати.
• ЄСВ нараховується на повну суму відпускних, що входить до фонду оплати праці.